Outlook E-Postaları Manuel Olarak Nasıl Arşivlenir?

OUTLOOK’TA MANUEL ARŞİVLEME İLE POSTA KUTUSU YÖNETİMİ

Kurumsal e-posta sistemlerinde, özellikle Exchange tabanlı hesaplarda, zamanla biriken mesajlar posta kutusu boyutunu hızla artırabilir. Bu durum hem sunucu depolama kapasitesini zorlar hem de e-posta istemcisinin (Outlook) performansında yavaşlamalara neden olabilir.

Manuel arşivleme, aktif olarak kullanılan posta kutusundaki eski veya az ihtiyaç duyulan e-postaların, kullanıcı bilgisayarında .pst formatında saklanmasını sağlayan bir yöntemdir. Böylece:

• Sunucu üzerindeki gereksiz yük azaltılır.
• Posta kutusu daha hızlı ve düzenli çalışır.
• İhtiyaç duyulduğunda arşivlenmiş e-postalara Outlook üzerinden kolayca erişilebilir. 

MANUEL VE OTOMATİK ARŞİVLEMENİN FARKLARI

Bu işlem, otomatik arşivlemeden farklı olarak tamamen kullanıcının kontrolündedir; hangi klasörlerin, hangi tarihe kadar olan e-postaların ve nereye kaydedileceğinin belirlenmesi kullanıcının tercihine bağlıdır. Ayrıca Outlook üzerinde bazı e-postalar 3-4 yıllık bir süre geçtikten sonra bozulabilir ve Outlook bu e-postaları bulamayıp, arşivleme işleminde başarısız olabilir. Bu gibi durumlar için, seçili e-postaları nasıl arşivleriz bu yazıda anlattık.

NASIL YAPILIR? 

Öncelikle, eğer gelen kutusundaki daha eski e-postalara erişmek ve orada arşivleme yapmayı istiyorsanız, gelen kutusunda en aşağıya kadar gitmelisiniz, ancak bu şekilde en fazla 12 ay öncesine kadar olan e-postalarınız gözükecektir.

Daha fazlası için en altta bulunan “Microsoft Exchange Üzerindeki Diğer Öğeleri Görüntülemek İçin Buraya Tıklayın” butonuna tıklamalısınız.

Daha sonrasında birden fazla e-posta seçmek istiyorsanız iki şekilde e-postalarınızı seçebilirsiniz. Öncelikle bir e-postaya tıklayın. Sonrasında;

• Eğer seçmek istediğiniz e-postalar ardışık ise klavyedeki “Shift” tuşuna basılı tutarak seçmek istediğiniz son e-postaya tıklayın. Bu şekilde başta ve sonda seçmiş olduğunuz iki e-posta arasındaki bütün e-postaları seçmiş olursunuz.
• Eğer seçilecek e-postalar ardışık değilse klavyedeki “Ctrl” tuşuna basılı tutarak istediğiniz e-postaları tıklayıp seçebilirsiniz.

Daha sonrasında mavi alanda herhangi bir e-postanın üzerinde sağ tık yaparak, Taşı > Başka Klasör adımlarını takip etmelisiniz.

Açılan ekranda “Arşiv” veya “Arşivler” isimli e-posta kutusunu bulmalı ve buradan “Gelen Kutusu” kısmını seçip “Tamam” butonuna basmalısınız.

Dikkat Edilmesi Gerekenler:

Öncelikle bu işlem sırasında Outlook uygulamasını kapatmamalısınız. Bu, veri aktarımını aksatabilir.

• İkinci olarak, bu örnekte gelen kutusu e-postalarının arşivlenme işlemi anlatıldı. Eğer farklı bir e-posta kutusundan bir mail için arşivleme yapacaksanız arşivde ilgili kutucuğu bulmalı veya yoksa oluşturmalısınız. Bu, maillerinizin daha düzenli olmasını sağlayacaktır.
• Arşivlenen e-postalar artık sunucuda bulunmadığı için sunucu yedeklemelerine dahil edilmez; bu nedenle yedekleme ve güvenli saklama sorumluluğu tamamen kullanıcıya aittir!