Outlook E-posta Hesabı için Arşivleme nasıl yapılır? (Outlook Posta Hesabında Yer açma veya yedekleme)
Exchange sunucuları, kullanıcı sayısı, e-posta trafiği ve veri yoğunluğuna bağlı olarak zaman içinde yüksek miktarda veriyle yüklenebilir. Bu durum hem sunucunun kapasitesini zorlayabilir hem de genel sistem performansını olumsuz etkileyebilir.
Bu tür performans ve kapasite sorunlarını önlemek amacıyla, kullanıcılar eski e-postalarını kişisel bilgisayarlarına .pst uzantılı arşiv dosyaları olarak aktarabilir. Bu yöntemle hem sunucu üzerindeki yük azaltılır hem de posta kutusu daha düzenli hale gelir.
Arşivleme Nedir?
Arşivleme, aktif olarak kullanılan posta kutusundaki eski e-postaların ayrı bir alanda, genellikle yerel bir diskte, saklanması işlemidir. Arşivlenen e-postalar Outlook üzerinden erişilebilir durumda kalır, ancak artık Exchange sunucusu üzerinde yer kaplamazlar.
Outlook Üzerinden Arşivleme Adımları
- Sol üst köşeden “Dosya” sekmesine tıklayın.
- Açılan menüde “Araçlar” bölümüne tıklayıp seçeneklerden “Eski Öğeleri Temizle…” seçeneğini seçin.
- Arşivlemek istediğiniz klasörü veya e-posta hesabını belirleyin.
- Belirli bir tarihten önceki e-postaların arşivlenmesini istiyorsanız, “Bu tarihten öncekileri arşivle” kısmında tarih seçin.
- Arşiv dosyasının (.pst) nereye kaydedileceğini belirleyin veya varsayılan konumu kullanın.
- İşlemi başlatmak için “Tamam” butonuna tıklayın.
Arşivleme işlemi sırasında Outlook uygulamasını kapatmayın. İşlem tamamlandığında sol panelde “Arşiv” adlı yeni bir klasör görünecektir. Buradan arşivlenen e-postalara ulaşabilirsiniz.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Arşiv dosyaları yerel diskinizde saklandığı için, düzenli olarak yedeklenmesi önemlidir.
- Arşivlenen e-postalar, artık sunucuda tutulmadığından sunucu yedeklerine dahil olmaz. Yedeklenmesi ve saklaması kullanıcısının sorumluluğunda olacaktır!
- Dosya konumunu kaybetmemeye dikkat edin; aksi takdirde arşiv dosyası açılamayabilir.